誤送信はなぜ起こる？
FAXの誤送信の主な原因は、次のようなものです。
- 番号の押し間違い・入力ミス（桁の抜け、数字の入れ替わり）
- 電話番号とFAX番号の取り違え
- 登録していた番号が古い、または別の宛先の番号だった
- 複数の書類を送るときに、宛先と書類の組み合わせを間違えた
送信前のチェックリスト
- 番号は相手が案内したFAX番号か：名刺やホームページ、書類に記載された「FAX」の欄を確認しましょう。
- 市外局番から入力し、桁数が合っているか：固定電話の番号は市外局番を含めて10桁です（FAX番号の正しい入力方法）。
- 入力した番号を声に出して読み上げたか：元の番号と1桁ずつ照らし合わせると、入れ替わりに気づきやすくなります。
- 宛先と書類の内容は一致しているか：送付状の宛名と、送る書類が同じ相手のものか確認しましょう。
- 必要のない情報が含まれていないか：求められていない個人情報は送らないようにしましょう。
個人情報を含む書類を送るときの工夫
- 送付状を付ける：宛先と差出人、枚数を明記しておくと、万一別の相手に届いたときに連絡をもらいやすくなります（送付状の書き方）。
- 事前に一報を入れる：大切な書類は「これからFAXを送ります」と電話で伝え、相手の受け取り準備を確認しておくと安心です。
- 不要な部分を隠す：手続きに関係のない番号や情報は、送る前に隠しておきましょう。
- FAX以外の方法も検討する：内容によっては、郵送や窓口での提出のほうが適している場合があります。
すぐFAXで確認できること
すぐFAXでは、お支払いの前に送信先の番号とページ数・料金（5ページまで¥400、20ページまで¥550、40ページまで¥800、41〜100ページは¥800＋10ページごとに¥200（税込））を画面で確認できます。番号を確かめてから決済するので、送信ボタンを押した瞬間に送られてしまうことはありません。送信後は、送信先番号を記載した送信完了レポートがメールで届くため、どの番号に送ったかを後から確認できます。
誤送信してしまったら
まずは落ち着いて、送信完了レポートなどで実際に送った番号を確認しましょう。誤って届いた先がわかる場合は、事情を説明して破棄をお願いします。個人情報が含まれていた場合は、本来の相手や関係者への報告など、所属する組織のルールに沿って対応してください。事業者の場合の対応については、個人情報保護委員会の案内も参考になります。
よくある質問
FAXの誤送信で多い原因は何ですか？
番号の入力ミス、電話番号とFAX番号の取り違え、古い番号の使用などが主な原因です。
すぐFAXでは、送る前に番号を確認できますか？
できます。お支払いの前に、送信先の番号とページ数・料金を画面で確認できます。
送った番号を後から確認できますか？
送信が完了すると、送信日時・送信先番号・ページ数を記載した送信完了レポートをメールでお送りします。