送付状を付ける理由
FAXは、受け取った側で複数の部署や担当者が共有していることがよくあります。送付状があると、誰から誰あての書類か、何枚届くはずかがひと目でわかり、書類の行方不明や確認の手間を減らせます。特に会社や役所あてに送るときは、付けておくと安心です。
送付状に書く項目
- 日付：送信する日
- 宛先：会社名・部署名・担当者名（「様」「御中」を正しく）、相手のFAX番号
- 差出人：氏名（会社名）、電話番号、メールアドレス
- 枚数：「送付状を含め全3枚」のように、送付状を含むかどうかも書く
- 件名・内容：何の書類か（例：「入居申込書の送付」）
- ひとこと：お願いや連絡事項、不足があったときの連絡先
個人名あてなら「様」、会社や部署あてなら「御中」を使います。担当者名がわかっている場合は「株式会社〇〇 総務部 山田様」のように書きます。
文例（ビジネス）
株式会社〇〇 営業部 山田様
FAX：03-XXXX-XXXX
いつもお世話になっております。〇〇の佐藤です。
ご依頼いただいた見積書をお送りいたします。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
送付枚数：送付状を含め全2枚
差出人：佐藤 太郎（TEL：090-XXXX-XXXX／メール：xxx@example.com）
文例（役所・病院あて）
〇〇市役所 市民課 御中
お世話になっております。〇〇町に住んでおります鈴木花子です。
お電話でご案内いただいた〇〇の申請書をお送りいたします。
内容に不備がございましたら、下記までご連絡ください。
送付枚数：送付状を含め全3枚
連絡先：TEL 090-XXXX-XXXX
役所あての書き方の注意点は、役所・行政機関へFAXを送るときのポイントでも詳しく紹介しています。
送付状をAIで作る
ChatGPTやClaudeなどのAIに「〇〇市役所 市民課あてに、申請書を送るFAX送付状を作って。差出人は鈴木花子、全3枚」と頼むと、送付状の文面を作ってもらえます。内容を確認してPDFにすれば、そのままFAXで送れます。すぐFAXをAIに接続すれば、作った送付状と書類をAIからそのまま送ることもできます（AIでFAXする方法）。
送付状を付けるときの注意点
- 送付状も1ページとして数えられます。料金はページ数で決まるため、書類と合わせたページ数を確認しましょう。
- 個人情報が多い書類の場合、送付状には必要以上の情報を書かないようにします。
- 送信後、重要な書類は電話で届いたか確認すると安心です。
よくある質問
送付状は必ず必要ですか？
決まりではありませんが、会社や役所あてに送る場合は付けるのが一般的です。誰あての書類か、何枚あるかが伝わりやすくなります。
送付状はページ数に含まれますか？
はい。送付状も1ページとして送信されるため、料金のページ数にも含まれます。
手書きの送付状でも大丈夫ですか？
大丈夫です。黒のペンではっきり書き、スマホでスキャンするか撮影してPDFや画像にすれば、そのまま送れます。