まず「FAXで受け付けているか」を確認
同じ役所でも、FAXで受け付ける手続きと、窓口や郵送でしか受け付けない手続きがあります。原本の提出や押印、本人確認書類の提示が必要な手続きでは、FAXが使えないこともあります。
FAXで送ってよいかどうかは、手続きの案内ページや書類の記載、担当窓口への電話で確認しましょう。手続きによっては、e-Gov電子申請や自治体の電子申請など、オンラインで申請できる場合もあります。
FAX番号は公式の案内で確認
役所では、部署や窓口ごとにFAX番号が分かれていることがよくあります。送り先の番号は、自治体の公式サイトや、受け取った書類に記載された番号を確認してください。電話番号とFAX番号は別のことが多いので、取り違えに注意しましょう。
個人情報を含む書類は、番号を間違えると別の相手に届いてしまいます。送信前に、番号をもう一度見直すことをおすすめします。
送付状に書いておきたいこと
FAXの1枚目には、送付状（FAX送信票）を付けるのが一般的です。次の内容を書いておくと、担当者に伝わりやすくなります。
- 宛先（部署名・担当者名がわかれば記載）
- 送信日
- 差出人の氏名と、日中に連絡がつく電話番号・メールアドレス
- 送付枚数（送付状を含むかどうかも記載）
- 用件（何の手続きの書類か）
すぐFAXは送信専用のサービスで、FAXでの返信を受け取ることはできません。相手から連絡をもらえるよう、電話番号やメールアドレスを必ず書いておきましょう。
読みやすい書類にするコツ
- 黒いペンで、はっきりした文字で書く
- スマホで撮影する場合は、明るい場所で書類全体を真上から撮る
- 小さな文字は避ける（B4の書類はA4に縮小して届きます）
送ったあとの確認
すぐFAXでは、送信が完了すると、送信日時・送信先番号・ページ数を記載した送信完了レポートをメールでお送りします。レポートは保存・印刷できるので、控えとして残しておくと安心です。
ただし、送信完了レポートは当サービスのシステムが記録した送信結果をお知らせするもので、相手方が書類の内容を確認したことを示すものではありません。期限のある手続きなどでは、必要に応じて電話で受信を確認しましょう。
開庁時間に合わせて送るには
夜間や休日に送ったFAXは、確認が翌開庁日以降になることがあります。すぐFAXの予約送信を使えば、送信する日時（日本時間）を指定できます。たとえば、前日の夜に準備して、翌朝の開庁時間に合わせて送ることもできます。