まず「受け取った日」を記録しましょう
通知書に印刷されている日付は、多くの場合、作成日や発送日です。実際に手元に届いた日はわかりません。届いた日をメモし、封筒も捨てずに保管しておきましょう。転送や長期不在など、遅れた理由があれば一緒に記録しておくと、あとで説明しやすくなります。
対応の流れ
- 通知書の内容を確認する：差出人（部署名）、文書番号や整理番号、対象の年度・期間、求められていること（書類の提出、申告、回答など）を確認します。
- 問い合わせ先に連絡する：通知書に記載された担当部署へ電話し、期限が過ぎてから届いたことを伝え、今からどう対応すればよいか、FAXで送ってよいか、送付先の番号はどれかを確認します。
- 返信文を作る：要点を短くまとめます（下記の例を参照）。
- 指定された方法で送る：FAX、郵送、オンラインなど、案内された方法で送ります。
- 控えと記録を保管する：送った書類の控え、送信完了レポートや郵便の受領証を、通知書・封筒と一緒に保管します。
ご注意：期限や手続きの扱いは、通知の種類や機関によって異なります。期限後の扱いについては、必ず通知書の問い合わせ先にご確認ください。この記事は一般的な情報で、税務や法律の助言ではありません。
返信文に書くこと
- 宛先（部署名・担当者名）
- 件名：「〇年〇月〇日付『〇〇のお知らせ』（整理番号〇〇）について」
- 用件：提出する書類、または求められている内容に当てはまらない理由を簡潔に
- 受け取りが遅れたこと：「本通知は〇月〇日に到着し、期限後の受領となりました」
- 同封・添付した書類の一覧
- 氏名・住所・日中に連絡がつく電話番号
FAXで送る場合は、1枚目に送付状を付けると、担当部署に確実に届きやすくなります（送付状の文例）。
「送った証拠」を残す方法
FAXの場合
FAXは送ったその場で相手に届き、送信の記録が残ります。すぐFAXでは、送信完了後に送信日時・送信先番号・ページ数を記載した送信完了レポートをメールでお送りします。レポートの見方はFAXが届いたか確認する方法をご覧ください。
郵送の場合
郵送を指定された場合は、日本郵便の特定記録や簡易書留など、引受けや配達の記録が残るサービスを使う方法があります。内容まで証明したい場合は内容証明もあります。料金や条件は日本郵便のサービス案内でご確認ください。
FAX機がない場合
すぐFAXなら、スマホやパソコンから返信文と書類をPDFや写真でアップロードし、番号を入力するだけで送れます。会員登録は不要で、料金は5ページまで¥400、20ページまで¥550、40ページまで¥800（税込）。相手が話し中のときは自動で再送し、送信できなかった場合は全額返金です。役所の受付時間内に届けたいときは予約送信も使えます。
よくある質問
期限が過ぎてから通知書が届いた場合、どうすればよいですか？
届いた日をメモして封筒を保管し、できるだけ早く通知書の問い合わせ先に連絡して、今後の対応を確認しましょう。返信には受け取りが遅れたことを書き添えます。
役所や税務署へFAXで返信してもよいですか？
FAXで受け付けるかどうかは機関や手続きによって異なります。送ってよいか、送付先の番号はどれかを、事前に担当部署へ確認してください。
送ったことを証明するにはどうすればよいですか？
FAXなら送信完了レポート、郵送なら特定記録や簡易書留などの記録を、送った書類の控えと一緒に保管しておきましょう。
すぐFAXの料金はいくらですか？
5ページまで¥400、20ページまで¥550、40ページまで¥800（税込）です。月額料金はかかりません。