契約書など機密書類を安全にFAXする方法｜経営者・士業のためのチェックポイント

かんたんな答え

機密書類をFAXするときに大切なのは、①番号を公式の案内で確かめる、②相手に事前に伝えて受け取ってもらう、③必要なページだけを送る、④送った記録を残すの4つです。オンラインFAXなら、事務所やコンビニのコピー機に書類を置き忘れる心配がなく、自分のスマホやパソコンから直接送れます。

FAXという仕組みの特徴を知っておく

FAXは、相手の機械に紙で印刷されるのが一般的です。受信した紙を誰が最初に手に取るかは、相手の事務所の運用によります。そのため、送る側でできる工夫と、相手に受け取ってもらう段取りの両方が大切です。

送る前のチェックポイント

1. FAXで送ってよい書類か：相手が本当にFAXでの提出を求めているか確認します。メールの暗号化や郵送、窓口持参のほうが適している書類もあります。
2. 番号の確認：名刺、公式サイト、相手からの書面など、確かな情報源の番号を使います。古いメモや検索結果の番号は使いません。
3. 事前の連絡：「これから○枚お送りします。担当の○○様にお渡しください」と電話で伝えます。
4. 送るページを絞る：必要なページだけにし、不要な口座番号やマイナンバーなどは、求められていなければ見えないようにします。
5. 送付状に宛名を明記：会社名だけでなく、部署名・担当者名まで書きます（送付状の書き方）。

誤送信を防ぐ具体的な確認方法はFAX誤送信を防ぐチェックリストで詳しく紹介しています。

すぐFAXでのデータの扱い

• ファイルのアップロードは、暗号化された通信（HTTPS）で行います。
• 送信が完了した時点で、書類のファイルを自動的に削除します。予約送信の場合は送信まで保管し、お支払いがなかった書類は約1日で削除します。
• 書類を送信以外の目的で使うことはありません。
• FAXはドイツの回線から送信します。相手には海外の番号で表示される場合があるため、事前の連絡をおすすめします。

FAXの回線そのものは、一般的に暗号化されていません。特に機密性の高い書類は、相手と相談のうえで送り方を選んでください。

送ったあとに

1. 送信完了レポート（送信日時・送信先番号・ページ数）をメールで受け取り、保存します。
2. 相手に電話で、届いたことと枚数を確認します（届いたか確認する方法）。
3. 原本が必要な書類は、別途郵送などで提出します（契約書はFAXで有効？）。

すぐFAXが選ばれる理由：早さ・確実さ・プライバシー

• 数分で送信：会員登録はいりません。ファイルを選んで番号を入力し、お支払いが済むとすぐに送信を始めます。
• 送った記録が残る：送信日時・送信先番号・ページ数を記載した送信完了レポートをPDFでメールにてお送りします。
• 話し中でも自動で再送：5分後にもう一度送信します。送信できなかったときは全額返金です。
• 書類は自動で削除：送信が完了した時点で、書類のファイルを自動的に削除します。送信以外の目的には使いません。
• 領収書もPDFで：送信完了後に請求書（領収書）をPDFでお送りします。経費の処理にも使えます（適格請求書には対応していません）。
• 月額料金なし：送ったときだけの1回払いです。カード情報はStripeで処理され、すぐFAXが保存することはありません。

発信元の番号について：すぐFAXはドイツから運営しており、FAXはドイツの回線から送信されます。相手のFAXには海外（ドイツ）の番号が表示されたり、番号が表示されなかったりする場合があります。送信専用のため、この番号あてに返信しても届きません（発信元番号について）。